Cada vez mais as empresas estão adotando metodologias e ferramentas como Agile, Scrum e Kanban, que promovem uma produção rápida, iterativa e enxuta, para entregar mais rápido produtos de alta qualidade. Para atingirem esses ganhos, são utilizados métodos que se baseiam em uma comunicação face a face diária e workflows visuais.
Desta forma, surge o seguinte questionamento:
Esses métodos podem ajudar as equipes de trabalho a ficarem mais alinhadas, simplificar tarefas e atingir metas coletivas mais rapidamente, será que eles podem também ajudar as pessoas a serem mais produtivas em suas vidas pessoais?
Em um artigo da Harvard Business Review, escrito por Dana Rousmaniere, foi levantada a questão de como a aplicação de metodologias e ferramentas de Gerenciamento de Projetos podem influenciar positivamente nossa vida pessoal. A autora do artigo, entrevistou Frank Saucier, um executivo e treinador Agile da empresa FreeStanding Agility, sobre como ele aplica esses métodos em sua vida. Veja um trecho editado da conversa:
O que fez você decidir tentar algumas destas soluções de trabalho em sua casa?
Grande parte do meu trabalho envolve treinamento de equipes para que elas obtenham maior desempenho e sejam auto-organizadas. Minha esposa e eu tivemos uma discussão sobre como nossa família de cinco pessoas é uma equipe e que através de abordagens semelhantes poderíamos nos beneficiar.
Quais práticas de produtividade em específico você trouxe para sua casa e família?
Frank então levanta algumas práticas utilizadas por ele e sua família:
Quadro visual
Eu utilizo uma abordagem do Personal Kanban para gerenciar o fluxo de meu trabalho e agenda doméstica. Como instrutor, treinador e consultor, existe uma boa mistura entre trabalho, cliente, casa e família, além de itens pessoais que estão constantemente em competição de minha atenção. O quadro me ajuda a controlar tudo e manter as coisas fluindo – a ideia é ser eficaz e estar focado na coisa certa no momento certo.
O quadro se parece com isso:
Quando estamos ensinando as equipes sobre o trabalho “invisível” que é o desenvolvimento de software, o quadro Kanban na parede ajuda a tornar tudo mais visível. A parede se torna um guia para o trabalho e ajuda a desenvolver hábitos do que deve ser feito quando existe alguma anotação visivelmente presa em uma das coluna de afazeres (coluna “To Do”). Isso aplica-se bem em nossa casa.
Usamos colunas como “A fazer” (“To Do”), “Fazendo” (“Doing”) e “Feito” (“Done”) – ou, as vezes, os dias da semana.
Nós idealmente gostamos de ver o movimento das anotações ao longo do dia, desta forma temos o que é chamado de “fluxo”. Isso permite ver se de fato há progresso ou se algo está parado em alguma coluna (“A fazer” por exemplo). Os meus filhos adoram a abordagem tátil de fazer anotações e adiciona-las ao quadro. Por exemplo, eles podem colocar uma nota “Ir ao boliche” em nossa coluna de fim de semana. Isso ajuda toda a família a aprender incorporar novas ideias, negociar compromisso e se comunicar.
Reunião familiar
Quando usamos Scrum com as equipes no trabalho, muitas vezes elas estão em um ciclo de 2 a 3 semanas esperando, por “retrospectivas” para manter todos no caminho certo. Nossas reuniões familiares são muito parecidas com uma retrospectiva, onde conversamos sobre as coisas que são mais importantes para nós. Minha esposa e eu realizamos uma reunião familiar todo fim de semana com um modelo de agenda que inclui:
- Um check-in de estados emocionais (bravo, triste, feliz, com medo). É importante fazer isso no início da reunião – o ponto é simplesmente conseguir ter pessoas presentes e ter espaço para dizer a elas o que se sente e por que.
- Uma sessão para cada pessoa dar elogios para outras que eles apreciam. Isso ajuda a reforçar comportamentos positivos.
- Uma sessão de tarefas, para que todos possamos colocar as coisas que precisam ser feitas em torno da casa e nos manter responsabilizados por elas a cada semana.
- Listagem de problemas que precisamos discutir como uma família (por exemplo, as tarefas da última reunião não foram feitas, projetos da escola que as crianças estão trabalhando, as prioridades para a próxima semana, etc.)
Check-ins diários
Tentamos ter pelo menos dois check-ins durante o dia. No primeiro, tentamos jantar como uma família. Nos perguntamos sobre o que fizemos no dia, o que gostamos, erros que cometemos, etc. No segundo check-in eu e minha esposa, depois que as crianças estão na cama, vamos para a cozinha conversar sobre o nosso dia e o que está previsto para o próximo.
Planejamento Semanal
Toda Quinta-Feira, depois que as crianças estão na cama, minha esposa e eu nos encontramos na cozinha para falar sobre duas coisas: Os planos para o fim de semana e cronograma da semana seguinte, além disso falamos do que precisamos fazer para coordenar tudo isso.
Papel de Parede
Eu recentemente comecei um experimento usando uma imagem de fundo no meu computador que tem as seguintes áreas retangulares sobre ela: Para ler; Lendo; Em uso; Referência; Manter. Nesta imagem eu tenho uma área no centro que contém o meu ícone da lixeira. Eu movo os ícones para as respectivas áreas conforme eu vou trabalhando e vejo se organizando meus arquivos e marcadores de acordo com minha necessidade de interagir com eles irá me ajuda a ser mais eficiente. É uma experiência, mas ela já vem me ajudando a ser mais eficiente.
Plus / Delta
Eu também uso uma abordagem de feedback rápido chamada Plus/Delta. Ela é ideal para o final de um dia agitado, depois de um evento-chave, aulas ou eventos. Basicamente, basta pegar um pedaço de papel e desenhar uma linha vertical no meio. No topo da coluna da esquerda, eu coloco um sinal de mais (Plus) e no topo da coluna da direita, eu coloco o símbolo de menos (Delta) para representar as mudanças.
Na coluna Plus, eu anoto todas as coisas que eu fiz e que correram bem. Na coluna Delta, eu anoto todas as coisas que eu faria de forma diferente em retrospectiva. É basicamente uma técnica de reflexão para a aprendizagem e encerramento rápido de algo.
Caixas de despesas
Cerca de uma vez por trimestre, minha esposa e eu jogamos um jogo onde listamos todas as possíveis despesas que sabemos que estão chegando. Isso poderia ser qualquer coisa, desde o carro precisando de pneus novos, planos de férias, sapatos novos para as crianças, etc. Em seguida, colocamos os itens em uma folha de papel com quatro quadrantes: Grande importância, Baixa importância, Alto custo e Baixo custo. Isso nos ajuda a ficar alinhados e saber quais planos precisamos fazer para cumprir nossos objetivos.
Isso parece muita coisa. Quanto tempo estas coisas consomem?
É realmente muito rápido. A maior parte do tempo é investida na criação destes sistemas, mas você não tem que começar tudo de uma vez, pois é um processo que está destinado a ser passível de evolução. Todos os dias, eu olho para o que eu tenho no quadro Kanban e tomo decisões de última hora sobre o que realmente precisa ser feito – literalmente leva cinco minutos. O que leva mais tempo é parar para olhar todas as coisas que você não pode atuar. Sabendo que, se a tarefa não está no quadro, ela não será feita naquela semana e desta forma consigo priorizar demais atividades.
Foi difícil obter o envolvimento da sua família com estas técnicas?
Foi e ainda é, estamos tentando ensinar nossos filhos que a família prospera quando todos nós contribuímos e colaboramos. Isso definitivamente capacita as crianças para saber que as decisões não são apenas tomadas por acaso e isso estabelece uma base para bons hábitos organizacionais.
Algumas coisas soam do tipo baixa tecnologia (low-tech). O que acontece quando você não está na frente da parede? Existem ferramentas digitais que funcionam tão bem quanto?
Eu gosto de usar ferramentas de baixa tecnologia, porque é mais importante aprender bons hábitos do que a aprender a usar uma ferramenta. Dito isto, há uma abundância de formas digitais para fazer a mesma coisa – um bom exemplo disso é uma ferramenta chamada Trello, que é de certa forma um quadro Kanban online.
Como o uso destas ferramentas mudou sua vida familiar?
Houve um beneficio imediato vendo todas essas coisas dispostas em um só lugar. Quando vimos exatamente o quanto estava em nossa responsabilidade, isso nos obrigou a tomar decisões sobre o que valorizamos. Foi bom para ficarmos alinhados, com horários, coordenando a família e as próximas prioridades. Menos coisas dão errado agora.
Como funciona a reunião?
Pode ser difícil para crianças e jovens manterem o foco em uma reunião de família. Nós fazemos a nossa em 15 minutos ou menos, cobrimos a mesa com papel branco e colocamos nossas anotações, além disso sempre tentamos fazer uma atividade familiar no final da reunião.
Será que o aumento da organização em casa afetou sua produtividade no trabalho?
De fato ajudou a me concentrar nas coisas mais importantes. Em nosso dia a dia, temos tempo limitado e estamos sempre sendo bombardeados com distrações e coisas urgentes (que nem sempre são). Então, temos que ser bons em discernir quando aceitar ou não uma interrupção, o que significa conhecer o que é mais importante – em casa e no trabalho.
Fonte: Tradução livre e adaptada de “Project Manage Your Life” (Dana Rousmaniere – 10/02/2015) Harvard Business Review – https://hbr.org/2015/02/project-manage-your-life